NUEVA LEY REGISTRO HORARIO 2025

CONTROL HORARIO OBLIGATORIO EN 2025

Estimado Cliente: La nueva ley del control horario de los trabajadores supone nuevas exigencias para las empresas. La nueva reforma supondrá un mayor control y, para ello, todas las compañías deberán estar preparadas. La obligación del registro horario de los trabajadores: Esta necesidad para las empresas llegó con el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. Y, así, queda reflejada esta obligatoriedad en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo. Ahora, como veremos, el digital será el único método válido. Y también se recoge la obligatoriedad de un correcto almacenamiento del registro durante cuatro años. Excepciones de registro horario: casos para no fichar en el trabajo. El registro horario debe realizarse para todos los trabajadores, independientemente de la categoría profesional, del sector de la actividad o del tamaño de la empresa. Pero sí que existen excepciones muy concretas, unas situaciones que deben estar correctamente justificadas: – Trabajadores que tienen pactado un régimen de libre disponibilidad del tiempo de trabajo. – Relaciones laborales de carácter especial: • Personal de alta dirección • Servicio del hogar familiar • Trabajadores con discapacidad en centros especiales de empleo • Cualquier trabajo declarado expresamente como de carácter especial Además, existen trabajadores que cuentan con un régimen particular en materia de registro de la jornada, como los profesionales del transporte por carretera, así como los socios en cooperativas societarias. La última novedad en la materia es la obligación de que sea digital el control horario. Eso significa que hay que contar con algún tipo de software que posibilite el registro de las entradas y salidas y el almacenamiento de manera informática, de acceso múltiple. Y precisamente ese acceso, telemático, es uno de los principales motivos para el establecimiento de esta obligación. El Gobierno quiere que la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, pueda consultar esos datos en directo y desde cualquier lugar de manera telemática. Tratando así de detectar posibles irregularidades y asegurar el cumplimiento de la reducción de la jornada laboral. Métodos válidos: • App de control horario • Máquinas con sistemas RFID o QR • Sistemas en escritorio • Enlaces web ¿Cuándo entrará en vigor? El control horario obligatorio sigue evolucionando y, para 2025, todas las empresas deben estar preparadas para cumplir con la normativa. ¿Qué establece la nueva ley de control horario? La Ley de Control Horario 2025 obliga a todas las empresas a registrar las horas de trabajo de sus empleados de forma clara y transparente. Esto incluye: • Registro de entrada y salida del trabajador. • Pausas y descansos durante la jornada. • Almacenamiento de los datos por un mínimo de 4 años. • Accesibilidad para auditorías por parte de la Inspección de Trabajo. Prohibiciones establecidas por la ley La ley también incluye una serie de prohibiciones para asegurar la transparencia y evitar fraudes. Estos son algunos de los aspectos que NO están permitidos según la normativa: • No registrar las pausas: Toda jornada laboral debe incluir el registro de descansos o pausas realizadas. • Modificar los datos: No está permitido cambiar los registros una vez que se han realizado. Cualquier alteración puede ser sancionada como fraude. • Registro manual en papel: Los métodos tradicionales, como hojas de asistencia manuales, ya no son válidos bajo la ley de 2025. • No comunicar los registros: Los empleados tienen derecho a conocer y acceder a sus registros de horario. La falta de transparencia puede acarrear sanciones. • Sistema de registro no seguro: Utilizar un software que no garantice la inmutabilidad de los datos o que no proteja la privacidad de los trabajadores (cumplimiento de la GDPR) es ilegal. Métodos de registro que no son válidos La ley de control horario de 2025 especifica qué métodos de registro no cumplen con la normativa. Estos son los sistemas que debes evitar: • Hojas de Excel o manuales: No permiten un registro inmutable ni seguro. Pueden ser fácilmente modificados y no son fiables para auditorías. • Sistemas de fichaje manual (papel): Estos métodos tradicionales ya no cumplen con la normativa, ya que no pueden garantizar la exactitud ni inmutabilidad de los datos. No permiten un control efectivo ni la verificación en tiempo real. • Sistemas no compatibles con la GDPR: Cualquier sistema de control horario que no garantice la protección de los datos personales de los empleados no es válido bajo la normativa. Es fundamental que el software cumpla con los requisitos de privacidad y seguridad de datos establecidos por la ley europea. • Aplicaciones móviles sin verificación adecuada: Las apps o sistemas de fichaje que no verifican correctamente la identidad del trabajador (por ejemplo, sin biometría o códigos únicos) son susceptibles a fraudes y, por tanto, no cumplen con la normativa. Sanciones por incumplimiento No cumplir con la ley de control horario conlleva sanciones significativas. Aquí te dejamos un resumen de los tipos de sanción que podrías enfrentar: • Leves: Desde 751 € hasta 7.500 € POR NO REGISTRAR CORRECTAMENTE LAS HORAS TRABAJADAS. • Graves: De 7.501 € hasta 22.000 € POR FALSIFICAR REGISTROS O NO TENER UN SISTEMA DE CONTROL HORARIO. • Muy graves: Multas de 22.001 € hasta 187.515 € POR REINCIDENCIA O FRAUDE MASIVO EN EL REGISTRO DE JORNADAS LABORALES. Requisitos legales que debe cumplir el software de control horario El software de control horario que utilices debe cumplir con una serie de requisitos legales para asegurarte de que estás en línea con la normativa: • Registro automático y fiable de todas las entradas y salidas. • Almacenamiento seguro de los datos durante al menos 4 años. • Acceso inmediato a los registros en caso de inspección. • Imposibilidad de modificación de los datos una vez registrados, para evitar fraudes. • Cumplimiento de la GDPR (protección de datos) para garantizar la privacidad de los empleados. ¿Por qué es crucial tener un buen sistema de control horario? Tener un sistema de control de jornada laboral adecuado no solo te protege de sanciones, sino que también ofrece ventajas clave: • Mejora la productividad: Puedes hacer un seguimiento más eficiente del tiempo de trabajo. • Transparencia laboral: Evita conflictos entre empleados y empleadores sobre horas trabajadas. • Cumplimiento normativo: Te aseguras de estar siempre en línea con la ley. • Gestión de absentismo: Monitorea la presencia y reduce el absentismo injustificado. Conclusión: Cumple con la ley y evita sanciones en 2025 El control horario obligatorio es un tema que ninguna empresa puede ignorar en 2025. Con las sanciones incrementándose y la normativa cada vez más estricta, necesitas una solución fiable para cumplir y garantizar la correcta gestión de los horarios laborales. Asegúrate de que tu empresa esté preparada. No solo te ayuda a cumplir con la normativa, sino que también mejora la eficiencia y transparencia en el trabajo. Para cualquier aclaración o información, no dude en ponerse en contacto con nuestra asesoría.