Cómo recuperar el IVA de una factura que no te han pagado y a partir de qué fecha se considera impago

Sin duda, una de las situaciones más complicadas y desagradables a las que se tienen que enfrentar los autónomos es el impago de una factura. En otras ocasiones hemos hablado del problema de la morosidad entre este colectivo. ¿Qué ocurre entonces cuando nos deben dinero y cómo podemos recuperar el IVA de las facturas que se han declarado? Y lo más importante, a partir de qué fecha se considera impago. Estas y otras cuestiones relacionadas con el mal trago de acumular facturas impagadas vamos a verlo a continuación. Cuál es el plazo para reclamar una factura impagada Cuando un cliente no nos paga conocer el plazo máximo para poder realizar la reclamación de esas facturas impagadas es fundamental. Los autónomos pueden darse cuenta ya tarde de los impagos algo que puede ser negativo si el plazo para realizar la reclamación ha expirado. En el Código Civil, en el artículo 1964, queda claro que dicho plazo es de cinco años. Esto quiere decir que los trabajadores por cuenta propia disponen de ese tiempo, desde el impago de una factura y así poder solicitar la recuperación del IVA que ellos han abonado. Es de vital importancia que los autónomos conozcan cada requisito porque hay circunstancias en las que no se puede recuperar el IVA de algunas facturas. 6 meses desde el impago El primer requisito para recuperar el IVA es que, en el caso de los autónomos, debe haber pasado un mínimo de seis meses para poder recuperarlo. Un dato a tener en cuenta es que no será posible realizar este trámite antes de este tiempo porque se considera que durante ese tiempo puede darse la resolución de la deuda. El impago debe registrarse en el libro de ingresos y gastos Para recuperar el IVA si un cliente no paga la factura se ha de cumplir otro de los requisitos, es que el libro de ingresos y gastos se lleve al día y esté actualizado. En ese libro debe registrarse el impago que se reclamará a partir de los seis meses, pero atención, si no se encuentra en los libros, es probable que no se pueda recuperar el IVA de esa factura. La cantidad impagada influirá en la recuperación del IVA La cantidad influye para recuperar el IVA y esto es algo que muchos profesionales conocen. Si el destinatario de la factura es un empresario u otro autónomo no hay problema, pero si la factura va dirigida a un consumidor final, la cantidad mínima será de 50 euros o más. Reclamar el impago por las vías correctas Como último requisito para recuperar el IVA de una factura impagada tiene que ver con las vías utilizadas para realizar dicha reclamación. Deberán mostrarse los justificantes pertinentes sobre la reclamación hecha en el juzgado o el requerimiento notarial emitido. Todos estos requisitos para recuperar el IVA si un cliente no paga deben tenerse siempre presentes. Según las estadísticas es probable que un autónomo tenga en algún momento que hacer frente a esta situación motivada por una factura impagada.

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La mayoría de los autónomos no están preparados para la llegada de la factura electrónica obligatoria

Cada vez está más cerca la factura electrónica obligatoria en España, y los últimos datos no son excesivamente positivos. Según un estudio reciente del Grupo Aitana-Opentix, el 84 % de los autónomos y pequeñas empresas aún no cumplen con las exigencias de las nuevas normativas, con la actualización legislativa propuesta por la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude. Con la entrada en vigor de estas leyes, los negocios deben adaptarse a nuevas prácticas de facturación digital en los dos próximos dos años, sin embargo, a finales de este 2024, se espera que solo el 16 % de las pymes hayan completado esta transición hacia la factura electrónica. Mejorar la transparencia La Ley Crea y Crece establece que todas las operaciones entre empresas deben hacerse mediante facturas electrónicas, mientras que la Ley Antifraude obliga al uso de programas certificados para prevenir el fraude fiscal. En Pymes y Autonomos El CEO de Starbucks, que vive a 1600 km de la oficina y va en jet, amenaza con despedir a los empleados que teletrabajan Todos estos cambios, centrados en mejorar la transparencia de las empresas y los emprendedores, buscan reducir la morosidad y hacer que la contabilidad empresarial sea más precisa. En total, más de un 60 % de los emprendedores y pymes todavía no saben ni que deben adaptar sus sistemas de facturación, con programas homologados que deberán estar en funcionamiento antes de julio de 2025. Los requisitos La nueva normativa, publicada recientemente en el BOE, establece que todos los negocios deberán utilizar software homologado para emitir facturas electrónicas que incluyan datos específicos como códigos QR, lo cual garantiza la trazabilidad de los registros. Además, para cumplir con estas exigencias, los autónomos deberán contar con programas de facturación capaces de generar registros inalterables, firmados electrónicamente y en formato XML, lo que implica una adaptación considerable en la infraestructura digital de los negocios​. Volviendo al día a día, estas normativas exigen que los negocios adapten sus sistemas de facturación y adopten nuevas tecnologías. Este proceso implica inversión económica y tiempo para las pymes, que ya suelen contar con recursos más limitados, y que puede suponer un obstáculo importante en el corto y medio plazo. Por descontado, la mayoría de los negocios tiene intención de adaptarse en los próximos seis meses, mientras que el 32 % espera completar el proceso en un año. En cualquier caso, las fechas siguen siendo orientativas y a la espera de una normativa definitiva, que podría aprobarse antes de final de año. Beneficios... a largo plazo Para facilitar la adaptación, el gobierno ha anunciado el desarrollo de una solución pública de facturación electrónica que permitirá a los autónomos y pymes emitir facturas digitales sin necesidad de invertir en software privado. Se espera que esta plataforma esté disponible a lo largo de 2025, con un periodo de prueba durante el primer año para que las empresas más grandes realicen la transición sin inconvenientes extra. Si bien la mayoría de los autónomos consideran que la normativa aportará beneficios a largo plazo, sobre todo en cuestiones de gestión de las cuentas de resultados y la facturación, hay un 17 % que no percibe ventajas y un 4 % que considera que una digitalziación obligatoria podría ser perjudicial para su negocio, debido a la complejidad. Sobre la opinión acerca de los tiempos, en cambio, no tenemos datos concretos, pero sí se percibe que una inmensa mayoría considera que, finalmente, se ampliará el plazo de adaptación sensiblemente. En conclusión, existe una visión positiva sobre los beneficios de la factura electrónica, pero la escasa preparación en el sector y los desafíos de su implementación ponen en evidencia la necesidad de apoyo adicional: sobre todo, para el colectivo de los autónomos.

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NUEVA LEY REGISTRO HORARIO 2025

CONTROL HORARIO OBLIGATORIO EN 2025

Estimado Cliente: La nueva ley del control horario de los trabajadores supone nuevas exigencias para las empresas. La nueva reforma supondrá un mayor control y, para ello, todas las compañías deberán estar preparadas. La obligación del registro horario de los trabajadores: Esta necesidad para las empresas llegó con el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. Y, así, queda reflejada esta obligatoriedad en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo. Ahora, como veremos, el digital será el único método válido. Y también se recoge la obligatoriedad de un correcto almacenamiento del registro durante cuatro años. Excepciones de registro horario: casos para no fichar en el trabajo. El registro horario debe realizarse para todos los trabajadores, independientemente de la categoría profesional, del sector de la actividad o del tamaño de la empresa. Pero sí que existen excepciones muy concretas, unas situaciones que deben estar correctamente justificadas: – Trabajadores que tienen pactado un régimen de libre disponibilidad del tiempo de trabajo. – Relaciones laborales de carácter especial: • Personal de alta dirección • Servicio del hogar familiar • Trabajadores con discapacidad en centros especiales de empleo • Cualquier trabajo declarado expresamente como de carácter especial Además, existen trabajadores que cuentan con un régimen particular en materia de registro de la jornada, como los profesionales del transporte por carretera, así como los socios en cooperativas societarias. La última novedad en la materia es la obligación de que sea digital el control horario. Eso significa que hay que contar con algún tipo de software que posibilite el registro de las entradas y salidas y el almacenamiento de manera informática, de acceso múltiple. Y precisamente ese acceso, telemático, es uno de los principales motivos para el establecimiento de esta obligación. El Gobierno quiere que la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, pueda consultar esos datos en directo y desde cualquier lugar de manera telemática. Tratando así de detectar posibles irregularidades y asegurar el cumplimiento de la reducción de la jornada laboral. Métodos válidos: • App de control horario • Máquinas con sistemas RFID o QR • Sistemas en escritorio • Enlaces web ¿Cuándo entrará en vigor? El control horario obligatorio sigue evolucionando y, para 2025, todas las empresas deben estar preparadas para cumplir con la normativa. ¿Qué establece la nueva ley de control horario? La Ley de Control Horario 2025 obliga a todas las empresas a registrar las horas de trabajo de sus empleados de forma clara y transparente. Esto incluye: • Registro de entrada y salida del trabajador. • Pausas y descansos durante la jornada. • Almacenamiento de los datos por un mínimo de 4 años. • Accesibilidad para auditorías por parte de la Inspección de Trabajo. Prohibiciones establecidas por la ley La ley también incluye una serie de prohibiciones para asegurar la transparencia y evitar fraudes. Estos son algunos de los aspectos que NO están permitidos según la normativa: • No registrar las pausas: Toda jornada laboral debe incluir el registro de descansos o pausas realizadas. • Modificar los datos: No está permitido cambiar los registros una vez que se han realizado. Cualquier alteración puede ser sancionada como fraude. • Registro manual en papel: Los métodos tradicionales, como hojas de asistencia manuales, ya no son válidos bajo la ley de 2025. • No comunicar los registros: Los empleados tienen derecho a conocer y acceder a sus registros de horario. La falta de transparencia puede acarrear sanciones. • Sistema de registro no seguro: Utilizar un software que no garantice la inmutabilidad de los datos o que no proteja la privacidad de los trabajadores (cumplimiento de la GDPR) es ilegal. Métodos de registro que no son válidos La ley de control horario de 2025 especifica qué métodos de registro no cumplen con la normativa. Estos son los sistemas que debes evitar: • Hojas de Excel o manuales: No permiten un registro inmutable ni seguro. Pueden ser fácilmente modificados y no son fiables para auditorías. • Sistemas de fichaje manual (papel): Estos métodos tradicionales ya no cumplen con la normativa, ya que no pueden garantizar la exactitud ni inmutabilidad de los datos. No permiten un control efectivo ni la verificación en tiempo real. • Sistemas no compatibles con la GDPR: Cualquier sistema de control horario que no garantice la protección de los datos personales de los empleados no es válido bajo la normativa. Es fundamental que el software cumpla con los requisitos de privacidad y seguridad de datos establecidos por la ley europea. • Aplicaciones móviles sin verificación adecuada: Las apps o sistemas de fichaje que no verifican correctamente la identidad del trabajador (por ejemplo, sin biometría o códigos únicos) son susceptibles a fraudes y, por tanto, no cumplen con la normativa. Sanciones por incumplimiento No cumplir con la ley de control horario conlleva sanciones significativas. Aquí te dejamos un resumen de los tipos de sanción que podrías enfrentar: • Leves: Desde 751 € hasta 7.500 € POR NO REGISTRAR CORRECTAMENTE LAS HORAS TRABAJADAS. • Graves: De 7.501 € hasta 22.000 € POR FALSIFICAR REGISTROS O NO TENER UN SISTEMA DE CONTROL HORARIO. • Muy graves: Multas de 22.001 € hasta 187.515 € POR REINCIDENCIA O FRAUDE MASIVO EN EL REGISTRO DE JORNADAS LABORALES. Requisitos legales que debe cumplir el software de control horario El software de control horario que utilices debe cumplir con una serie de requisitos legales para asegurarte de que estás en línea con la normativa: • Registro automático y fiable de todas las entradas y salidas. • Almacenamiento seguro de los datos durante al menos 4 años. • Acceso inmediato a los registros en caso de inspección. • Imposibilidad de modificación de los datos una vez registrados, para evitar fraudes. • Cumplimiento de la GDPR (protección de datos) para garantizar la privacidad de los empleados. ¿Por qué es crucial tener un buen sistema de control horario? Tener un sistema de control de jornada laboral adecuado no solo te protege de sanciones, sino que también ofrece ventajas clave: • Mejora la productividad: Puedes hacer un seguimiento más eficiente del tiempo de trabajo. • Transparencia laboral: Evita conflictos entre empleados y empleadores sobre horas trabajadas. • Cumplimiento normativo: Te aseguras de estar siempre en línea con la ley. • Gestión de absentismo: Monitorea la presencia y reduce el absentismo injustificado. Conclusión: Cumple con la ley y evita sanciones en 2025 El control horario obligatorio es un tema que ninguna empresa puede ignorar en 2025. Con las sanciones incrementándose y la normativa cada vez más estricta, necesitas una solución fiable para cumplir y garantizar la correcta gestión de los horarios laborales. Asegúrate de que tu empresa esté preparada. No solo te ayuda a cumplir con la normativa, sino que también mejora la eficiencia y transparencia en el trabajo. Para cualquier aclaración o información, no dude en ponerse en contacto con nuestra asesoría.

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